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「自分の時間」が一目で分かる!
看護師・介護士におすすめの手帳活用術

多忙を極める看護師・介護士のお仕事。でもやっぱり、多忙ななかでも充実した毎日を送りたいですよね。その願い、手帳を使えば実現させられるかもしれません。今回は看護学校や福祉の専門学校で手帳活用術を教えるなど、手帳セラピストとして幅広く活躍されているさとうめぐみさんに、忙しい日々を過ごす看護師さんや介護士さんにおすすめの、手帳活用術をお聞きしました。

手帳は自分の分身!
自分にピッタリな手帳で「自分の時間」を把握しよう

新年度目前の近頃は、文房具屋や本屋へ行くとたくさんの種類の手帳が並んでいますよね。文庫サイズのA6やノートサイズのB5などサイズも豊富で、フォーマットもマンスリータイプやバーチカルタイプなどがあり多種多様。選ぶのに困ってしまいますね。手帳選びに困ったときは、手帳を自分の“分身”と考えて選んでみてください。日々やらなければならないことや予定が多い人は、書き込みスペースが十分にあるサイズの手帳を、仕事に手帳が必要なく、人との約束も多くはないという人は、予定とメモが少し書けるような、コンパクトサイズの手帳を使うと良いでしょう。
 
自分にピッタリな手帳を選んだら、次は毎日を充実させるための具体的な手帳活用法のルールをマスターしましょう。どのルールも手帳を持っている人ならすぐに始められるものばかりなので、ぜひ今日から実践してみてください。

ポイントは「見える化」。
さとう先生一押しの手帳ルール

せっかく手帳を持っているなら、「予定を書いて終わり!」では、とってももったいないのです。予定の書き方を少し工夫するだけで、自分の時間の使い方が一目で分かるようになりますよ。今回ご紹介する手帳ルールを自分の手帳に取り入れれば、今以上に仕事でもプライベートでも「自分の時間」を楽しむことができるかも!
 
1.マンスリータイプとウィークリータイプを使い分ける

マンスリータイプには「他人との約束」を、ウィークリータイプには「自分との約束=自分のタスク」を記します。スケジュールを書き分けることで、自分の時間が「見える化」するだけでなく、ウィークリーを見ればやらなければならないことが一目でわかるようになります。マンスリーとウィークリーの具体的な活用術については後程お伝えいたします!

 2.予定ごとに色分けをしよう

青色→仕事  緑色→プライベート  赤色→重要なこと、体調に関すること 
黒色→日常生活のこと  オレンジ色→夢、目標に関すること
 
予定を色分けして記入すると、仕事とプライベートを“パッ”と一目で見分けることができます。「最近疲れがとれない」と感じている人は、スケジュール帳を見ると、もしかしたら仕事の青色ばかりの手帳になっているかもしれません。自分がいつ、何に、どれだけの時間を費やしているかを把握できれば、「少し働きすぎているから、来週はプライベートを意識して生活してみよう」など、自分の時間をより工夫して使えるようになります。
 
3.□(チェックボックス)1日「1緑」を意識しよう

緑色は、プライベートの予定を書き入れる色です。つまり、ワクワクする予定。毎日一つでよいので、緑の予定を書き込むようにしてください。仕事が忙しい毎日でも、手帳を見るだけでワクワクする瞬間を得ることができます。ワクワクすること=誰かと過ごすことと考えがちですが、時間もお金もかからずすぐにできることで、ワクワクしたり、ホッとすることを、自分を大切にする予定として、□を頭につけて、できそうな時間のところへ記入します。例えば「帰ったら、ビールを飲む」、「お風呂にゆっくりつかる」でももちろんOKです。
 
4.あとがきをしよう

仕事終わりや夜寝る前に、1日の出来事や、その出来事に対して自分か感じた気持ちを手帳に記しましょう。あとがきをすると、自分の仕事を整理することができるため、翌日以降の仕事を事前に把握することができます。また、あとがきを続けた手帳は、1年間の自分の“データ”にもなり、感情の起伏や、人の動きも手帳を見ればわかるようになるのです。こうして積み重ねた蓄積が1年の満足度、充実度を上げる役割を果たしてくれます。
 
5.手帳タイムをとろう

手帳タイムとは、手帳と向き合う時間のことです。曜日を決めて、その日のうちの10分~20分ほどの時間を使って、次の週の予定をマンスリーからウィークリーに記し、一週間の予定を予習します。事前に準備しておかなければならないものを把握できるだけでなく、例えば、急なシフト変更をお願いされたときでも、一週間の流れがすでに頭に入っているのですぐに対応できるようになります。
 
看護師さんであれば、病院が混みやすい月曜日を1週間の起点にして、手帳タイムは日曜の夜にとるといいかもしれませんね。

色分け活用術が眼科の診療時間を短くした!?

さとう先生の知り合いの眼科医の方が、「色分け」のルールを患者さんのカルテに応用したところ、診療時間が大幅に短くなったのだそうです。
初診の際、自分の診断を黒色、相手の訴えを青色、相手の訴えに対する自分の考えを緑色、注意することを赤色とメモを色分けしたら、情報が整理され、次の診療時に前回の診療時の状態や、患者さんの気持ちを踏まえた診察をすることができるようになったのです。すると患者さん側も、「自分の症状や感情を、先生は覚えていてくれている」という安心感から、「もっと話を聞いてほしい」という訴えが減り、その結果、診療時間を短縮することができたのだそうです。一目で情報を整理できる色分けを、仕事やプライベートの中で応用してみれば、思わぬメリットがもたらされるかもしれませんね。

時間と予定を一緒に書きこんで自分の1カ月を把握!
~マンスリーの使い方~

▲全体例

▲一部拡大

まずはマンスリーの具体的な使い方をご説明します。
マンスリーには主に、「Aさんと食事」や「Bさんと映画館に行く」といった他人との約束を時間と一緒に記します。「レポート提出」など、締切がある仕事も記すとよいでしょう。また、看護師さんや介護士さんの中にはシフト制の方も多いと思いますが、シフトが出たらすぐに、シフトの時間も一緒にマンスリーに記すようにしてください。

月全体を見渡すことができるマンスリーに、時間と合わせて自分のシフトや予定を記すことで、一カ月の中で「自分が自由に使える時間=自分の持ち時間」がどれくらいあるのかを一目で把握することができ、仕事やプライベートの時間を上手く使えるようになります。

“完全休日”をとろう

休日を「娯楽」と「休息」に分けたとき、どちらの割合が多いですか? さらに言えば、一人暮らしや主婦の方は、休日に「家事」というもうひとつの労働を休日にしていませんか? 「昨日休みだったのに、疲れがとれていない」、と感じている方は、休日の中でも「娯楽」と「休息」、「家事」のバランスが上手くとれていないことが多いのです。
 
そこで意識して欲しいのが“完全休日=積極的な休息”をとること。「今日はしっかり休むことができた」と思えるように過ごすことが大切です。例えば「1日だらだらする」でも「昼までふとんの中にいる」でももちろんOKです。休日の予定として手帳に記し、しっかりと自分との約束を守りましょう。休日は、「仕事に行かなくていい日」だけではないのです。

チェックボックスを使って自分のタスクを徹底管理
~ウィークリーの使い方~

▲全体図

▲3/13~3/15箇所拡大図

次に、ウィークリータイプの使い方を説明します。土日も関係なく仕事をしている看護師さんや介護士さんの方には、一週間を同じ幅で見ることのできるバーチカルタイプのウィークリーがおすすめです。
 
ウィークリーには主に、「自分との約束」を記します。例えば、「栄養剤チェック」や「資料を印刷する」などの予定です。そのときに必ず行ってほしいのが、約束事の前にチェックボックスの□をつけること。チェックが付いていないと、まだ果たせていない約束が一目で分かるだけでなく、チェックをつけていくという行為自体で達成感を得ることもできるのです。
 
またマンスリー同様、ウィークリーにも勤務のシフトを記してください。その際、図のように点線で移動時間を、矢印で残業時間を記すことで、手帳が自分の正確なタイムカードの役割も果たしてくれます。

今年こそは目標を達成させたい!
そんな時こそ手帳の出番

前編でもお伝えしたように、手帳は目標を管理するのにもピッタリのツールです。今年の目標や夢を決めたら、手帳の表紙の見返しにオレンジ色のペンで目標を記します。手帳を開くたびに目に入る位置に目標を記せば、アイキャッチ効果で無意識に目標を意識するようになります。また、日時や予定を管理する手帳に目標を書きこむことで、目標達成までの道筋と自分の行動をつなげて考えやすくなるのです。
 
例えば、「認定看護師試験合格」という目標を立てたとしましょう。オレンジ色のペンでしっかりと手帳の表紙の見返しに目標を書きこんだら、次に、ゴールとなる認定看護師の試験日をマンスリーのスケジュールに記します。すると、ゴールまでに残されている自分の時間がどれくらいあるのかしっかりと把握することができます。
 
あとは、「テキストを本屋に見に行く」「テキストを注文する」といった目標を達成するために必要な細かいタスクを、手帳の後ろ側などによくあるノートページに書き出します。ここでも一つひとつのタスクの頭には、チェックボックスをつけておきましょう。また、「テキストを本屋に見に行く/1時間/~4/6」というように、タスクの達成に必要な所要時間と締め切りを一緒に「見える化」し、日時を意識させることで行動にもグンとつながりやすくなります。

見開き完結型の手帳活用術なら、
忙しくても続けられる!

今回ご紹介した活用術を、「書くことが盛りだくさんで続けられる自信がない……」と感じた方も、決して難しく考える必要はありません! 私の手帳活用術は、見開き完結型。3月のタスクは3月中に終わらせることができればいいですし、ウィークリーも、見開き一週間の中で終わらせることができればOK程度に、適度な余裕をもって取り組んでみてください。また、へとへとに疲れてあとがきがどうしてもできないという日もありますよね。日記のように長い文章を書く必要もなく、その日あった出来事だけを箇条書き程度に書けばいいので、あとがきも2~3日分をまとめて書いてもよいのです。
 
仕事に関しては、新人の看護師、介護士さんほど、記すことは多いでしょう。知らなかったこと、わからないこと、怒られたことなど全て自分の仕事のデータを取っているという気持ちで書き続けてみてください。そのデータは必ず次の年の役に立つでしょうし、後輩ができたときにも思わぬ効力を発揮してくれるでしょう。
 
仕事内容はほぼ頭の中に入っている、というようなベテランの看護師、介護士さんは、仕事に関する記載は少なくなって当然です。むしろ、自分をより充実させるための手帳にシフトチェンジして、「患者さんのご家族に喜んでいただけた」「後輩が初めて任された仕事を成功させた」など仕事中の良いこと探しや、家族や友人とのプライベートの時間に軸足を置いてみてもいいかもしれませんね。
 
手帳活用術に大きな決まりごとはありません。自分のライフスタイルに合わせて、活用法も柔軟に応用してみてください。

いかがでしたか? 日々使用している手帳を少し活用するだけで、自分の時間の使い方が上手くなり、仕事もプライベートも、より充実した毎日を送ることができるはずです。何かを始めたいと思っているなら、まずはあなたの時間を管理してくれる手帳の使い方から見直してみてはいかがでしょうか。

手帳セラピスト さとう めぐみ
 
昭和女子大大学院博士後期課程(日本文学) 修了
手帳を用い、時間を有効に使って夢や願いを叶える方法「手帳セラピー」を考案。
手帳セラピストとして、手帳やノートを使った
自己実現やセルフセラピー術に関するレクチャーを行う。
『幸せおとりよせ手帳』シリーズは多くの手帳ファンを虜にしている。

さとう めぐみ氏 最新刊
『幸せな人がこっそりやっている手帳の書き方 人生がときめく5つの新ルール』
 
今回ご紹介した「手帳ルール」をもっと詳しく知りたい! という方必読。
身近なツールである手帳を使って、幸せなライフスタイルを手に入れるためのヒントがたっぷりつまった一冊です。
 

UP DATE 2018/03/26

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